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契約書などを書いた時に、うっかり間違ってしまう事がありますよね。
でも書面を新たにして全部書き直すというのも大変なので、そんな時は
間違った個所に二重線をひいて訂正印を押し、正しい言葉を書くという事を行います。
そこでここでは、訂正印の場所や二重線の引き方、
また訂正印に使う印は普通の印鑑でいいのかどうかも紹介します。
書類の訂正の仕方で迷っている方は、ぜひこの記事を参考にしてみてくださいね。
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訂正印って？普通の印鑑でいいの？シャチハタは使える？
まず、訂正印とは何なのかについて説明しましょう。
日本には「印鑑」という文化があり、
昔から契約を交わす時には必須の道具として存在してきました。
ですから印鑑には銀行印や実印など色々な種類があります。
ではその中で「訂正印」とは、一体何なのでしょうか。
訂正印とは、契約書など書面の記述で間違った時に、訂正を可能にするハンコの事です。
契約書などで一か所だけ間違えた、一文字だけ間違えたという場合、
丸々書き直すというのは大変ですよね。
ですからその場合は
「ここは間違えましたよ、正しくはこうです」と記述する為にハンコを押します。
また、ハンコは何でもいい訳ではありません。
星マークやキャラクターの顔が出るハンコではないですよね。
訂正印で使われるのは銀行印や実印で見るような「苗字」が書かれたハンコです。
訂正印は、このような「誰」というのが分かるものでないといけません。
それは、訂正印の意味を考えれば分かります。
訂正印に書かれてある苗字は「訂正をした人」を表します。
つまり、訂正印に「山口」という苗字のハンコが押されていたら、
「この部分は山口という人が訂正をした」という意味になります。
訂正印に星マークやキャラクターの顔を使うと、
誰が間違えたかさっぱり分かりませんよね。
ですが苗字が入っていると、
誰が見ても「〇〇さんという人が間違えたんだな」という事が分かります。
契約書のほぼ全ての場合において記入者の苗字とこの訂正印の苗字は同じなので、
「記入者が記述を間違えたので記入者自身が訂正した」
という事を証明するものになります。
他者が勝手に書類を改ざんした、という事を疑われないようにするんですね。
さて、訂正印の意味は分かりました。
では、訂正印に使うハンコはどんなハンコを使えばいいのでしょうか。
いつも使っている普通の印鑑ハンコでしょうか。
それとも新たに「訂正印として使うハンコ」を買ってこなくてはいけないのでしょうか。
これは、普通の印鑑で大丈夫です。
ただし、もし訂正する書類の中ですでにハンコを使っている場合は、
訂正印も同じハンコを使ってください。
そうする事で、
この書類を書いている本人が間違えて、さらに本人が訂正しましたよという事が
さらに分かりやすくなります。
ところで、普通の印鑑と言うと銀行印や実印のほかに、「シャチハタ」がありますよね。
シャチハタはスタンプ台とハンコが一緒になったハンコで
朱肉が入らないのでとても便利です。
宅配便などの受領書に押す時の普通の印鑑としてシャチハタを使っている人は多いです。
ですが契約書など大切な記入をする時にハンコが必要な場合では
「シャチハタは使えませんよ」という注意書きを見る事も多いと思います。
では訂正印には普通の印鑑として使っているシャチハタは使っても大丈夫なのでしょうか。
答えは、「シャチハタは使えない」です。
その理由としては、まずシャチハタはゴム印だからです。
ゴムは経年劣化が激しいですから、数年で形が変わってしまいます。
もらったら数日後には完全に破棄してしまう宅配便の受け取りならまだしも、
そんなコロコロ形が変わるものを、何年も使う大切な書類に使う訳にはいきません。
また、シャチハタに使われているインクも経年劣化が強く、数年で薄くなり
状態がわるければ消えてしまう事もあります。
押した印が消えるなんて、ハンコとしてはあってはいけないですよね。
このような理由から、シャチハタは使えないんです。
ですから、書類に使うようなハンコは訂正印も含め
経年劣化がしないきちんとしたものを買うようにしましょう。
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訂正印の場所は二重線の上？
訂正印の意味やどんなハンコを使っていいかが分かった所で、
訂正印の押し場所も含めて訂正の仕方を見ていきましょう。
訂正の方法は、厳密なやり方が決まっている訳ではありません。
ですから、一般的に分かりやすい・見やすいとされる訂正方法を紹介します。
文字を書き間違えてしまった場合、まずはその文字の上に二重線を書きます。
この二重線は「赤ペン？」と思う方もいるかもしれませんが、黒ペンで大丈夫です。
書類は基本的に全て黒ペンを使いますし、学校のテストではないので
赤でなくていいのです。
また、二重線は定規を使うのが基本です。
フリーハンドでは絶対にダメという事はありませんが、
自信をもって「訂正しました」と相手に分かるように、
きっちり定規を使用した方がいいです。
また、例えば「東京都」と書こうとして「東京“群”」と書いてしまうというような
単語の中の1字だけ間違ってしまったという事はよくありますよね。
その時は「群」だけ二重線を引きたくなりますが、単語の一部を間違えた場合、
相手にも分かりやすいようにその字が含まれる単語全てを書き直した方がいいです。
つまりこの場合だと、「群」だけでなく「東京都」全体に二重線を引くという事ですね。
訂正したのに相手がその訂正をうまく汲み取れないと、
間違った情報で登録されてしまったりとよけいな手間がかかってしまいますので、
「相手に分かりやすく」書くのが訂正方法の基本です。
二重線を引けたら、次は訂正印を押します。
では訂正印はどこに押したらいいのでしょうか。
訂正印は横書きなら間違った文字の真ん中の真上に、
縦書きなら文字の真ん中の右側に押します。
そして、訂正印は訂正前の文字にやや被ったほうが、
どこを訂正したのか分かりやすくなります。
相手に訂正印の苗字がしっかり見えるように範囲で、やや重ねて訂正印を押しましょう。
次に、横書きなら二重線を引いた文字の真下に、
縦書きなら左側に訂正する文字を書きます。
勿論、これは基本形なので真下や左側は他の文字が詰まって見にくいという場合は、
真上でも右側でもかまいません。
相手に分かるようにしっかり書きましょう。
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削除と追加の場合の訂正印の場所・押し方
訂正印を押す場所や訂正の仕方は分かりましたね。
さきほど紹介した訂正方法は、
間違った文字を修正するだけという一番よくある訂正方法です。
ですが実は訂正方法は厳密には3つの種類があるんです。
それがこちらです。
・削除
・追加
・訂正
見たら分かると思いますが、「削除」は文字自体をなかった事にする訂正方法、
そして追加は逆に文字を増やす訂正方法、
そして最後が訂正、つまり前述した方法です。
ここでは削除と追加について詳しく訂正方法を見ていこうと思います。
削除
例えば書類で「東京 京都」と書いてしまったが、
実際は「東京」だけで良かった、「京都」は間違いで、いらなかったというような
「文字を訂正するのではなく、文字そのものを削除したい」という場合がありますよね。
そんな時も訂正印で訂正できます。
その時は、まず必要のなかった京都に、黒ペンで二重線を引きます。
次に前述したように真上か右側にやや被るように訂正印を押します。
そして次が、訂正と違う所です。
訂正ではその後真下か左側に訂正した文字を書きますが、
削除の場合「削除〇字」と書きます。
〇の中には、削除したい文字数を書きます。
つまりこの場合「京都」で2字ですので、「削除2字」と書きます。
これで削除できます。
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追加
次に追加を見ていきましょう。
例えば書類で「東京」とだけ書いたが、実はその後「大阪」も必要だったというような
「文字を訂正するのではなく、文字を追加したい」という場合がありますよね。
この場合だと、「東京」だけだったのを「東京と大阪」にしたい訳です。
この場合もまず基本的な訂正な仕方は訂正や削除と同じです。
ただ、訂正や削除の場合は二重線を引く場所がありましたが追加の場合はないですよね。
その時はどうすればいいんでしょうか。
追加の時は二重線は使いません。
追加したい場所にVを入れて、そこに追加したい文字を書きます。
そして追加したいVの上に訂正印を押し、「追加〇字」と書きます。
この場合、「東京」を「東京と大阪」としたい訳ですから、追加は3字ですね。
つまり、「追加3字」と書きます。
以上が、削除・追加・訂正の方法でした。
関連記事：通帳の解約は本人以外の代理人ができる？必要なものは？
まとめ
文字を訂正する場合、訂正印の場所などは特に決められていませんが、
相手に分かりやすくするというのが一番です。
訂正する場合はよけいな誤解を招かないように、
しっかり分かりやすく書きましょうね。
